秘書和董事一樣，同為公司的高級職員。《公司條例》第154條規(guī)定，每間公司必須有秘書(secretary)一名，并可由其中一名董事兼任。公司秘書如屬個人，則須通常居于香港，如屬法人團體，則須在香港設(shè)有注冊辦事處或營業(yè)地點。如秘書職位空缺，或因任何其它原因以致沒有能夠執(zhí)行事務(wù)的秘書，有關(guān)事務(wù)可由助理秘書或副秘書代為進行，或由董事授權(quán)的其它高級人員辦理。


秘書可由董事兼任。但《公司條例》第154B條規(guī)定，以董事兼秘書雙重身份作出的作為是無效的。如某公司檔要求由一名董事及一名秘書分別簽署并呈交，那么該檔不能由身兼秘書的董事個人分別以董事身份和秘書身份簽署后呈交。


董事可按其認(rèn)為合適的任期、酬金及條件委任秘書，如此獲委任的秘書亦可由董事免任，當(dāng)然，公司秘書也可辭去其職務(wù)，其程序和條件與董事的辭職相同。


公司要置備秘書登記冊，記載下列詳情：姓名、曾用名（如屬華人且曾用中文姓名，則包括該中文姓名）、別名、通常住址、國籍及身份證號碼，或所持有的護照的號碼及簽發(fā)國家；秘書如屬法人團體，則記載其法人名稱及注冊辦事處或主要辦事處；如某商號的所有合伙人均是聯(lián)名秘書，則可述明該商號的名稱及主要辦事處，以代替上述詳情。


早期公司法理論一般均認(rèn)為公司秘書只是公司的服務(wù)人員，依別人的批示而行事，無權(quán)代表公司訂立合約。在以后的發(fā)展過程中，判例逐漸承認(rèn)公司秘書不再只是一般的文秘人員而屬公司的主要行政管理人員。依此地位，他可以代表公司簽署行政管理方面的合約。盡管如此秘書在公司的經(jīng)營貿(mào)易方面仍無權(quán)代表公司。但由于兩方面的原因，秘書事實上可能有較大的權(quán)力。這兩方面的原因是：第一，公司秘書如由董事兼任時，董事可依章程大綱或細(xì)則的授權(quán)將其權(quán)力分給公司秘書去行使；第二，公司章程大綱或細(xì)則也可直接賦予公司秘書較大的權(quán)力。


理論上認(rèn)為公司秘書與董事一樣，處于公司受托人的地位。因此他必須謹(jǐn)慎勤勉地為公司服務(wù)，并不得密謀私益。任何豁免公司秘書責(zé)任的章程條款或合約條款均為無效。
概括地說，公司秘書的工作主要有以下幾個方面：


1、參加公司會議并做記錄；
2、簽署某些公司檔：如法定宣告書、資產(chǎn)負(fù)債表復(fù)本等；
3、向有關(guān)人士發(fā)出通知；
4、辦理股份轉(zhuǎn)讓的證明；
5、保存公司的各種名冊、登記冊；
6、向處長呈送必要的報告；
7、處理公司往來函件。